Contratação de 50 licenças para utilização do Google Workspace - versões Business Starter e Standard, para uso pela Câmara Municipal

PROCESSO DE COMPRA Nº 52/2023

1) ESPECIFICAÇÃO DO OBJETO PRETENDIDO:

Contratação do serviço para utilização de 50 licenças do Google Workspace, sendo 46 licenças Business Starter e 04 licenças Business Standard, pelo prazo contratual de até 36 (trinta e seis) meses, nos termos do art. 106 da Lei 14.133/2021, sendo as licenças a serem utilizadas pelos vereadores e servidores da Câmara Municipal de Itapoá, através do e-mail oficial com domínio @camaraitapoa.sc.gov.br, conforme detalhamento da planilha abaixo:

Especificações detalhadas de cada versão 

Licenças Google Workspace Business Starter:

> Armazenamento 30 GB de espaço em cloud computing, por usuário;

> Serviços principais do Google para empresas, com disponibilização do Gmail, Agenda, Drive, Formulários Eletrônicos, Editor de texto on-line, editor de planilha, Meet (videochamada), Chat (conversa instantânea com usuários do domínio corporativo).

> Reuniões por videochamada com até 100 usuários simultâneos;

> Especificação padrão internacional da licença do Google Workspace, versão Business Starter.

Licenças Google Workspace Business Standard:

> Armazenamento de 2 TB de armazenamento em pool por usuário;

> Serviços principais do Google para empresas, com disponibilização do Gmail, Agenda, Drive, Formulários Eletrônicos, Editor de texto on-line, editor de planilha, Meet (videochamada), Chat (conversa instantânea com usuários do domínio corporativo).

> Reuniões por videochamada com até 150 usuários simultâneos e com disponibilidade de gravação da reunião;

> Especificação padrão internacional da licença do Google Workspace, versão Business Standard.

O orçamento deverá apresentar o valor total dos serviços a serem contratados, inclusive com todos os encargos e impostos, e a empresa que vier a ser contratada deverá possuir credenciamento como representante do Google no Brasil.

Esclarecimentos adicionais sobre o objeto a ser contratado podem ser sanados com a visita técnica em atendimento presencial, pelo e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo., ou ainda pelo celular (47) 99668-5690 (whatsapp), no horário de expediente da Casa, das 08h à 14h, de segunda à sexta-feira.

2) JUSTIFICATIVA DA CONTRATAÇÃO

A presente justificativa tem como objetivo embasar a contratação dos serviços de utilização de licenças do Google Workspace para a Câmara Municipal de Itapoá. Essa contratação visa manter e aprimorar a infraestrutura tecnológica da instituição, otimizar a colaboração e comunicação interna, bem como garantir maior eficiência na gestão dos processos legislativos e administrativos.

Modernização da Infraestrutura Tecnológica: A adoção do Google Workspace proporcionará um ambiente moderno e integrado de produtividade e colaboração. As licenças oferecem uma ampla gama de serviços essenciais para a Câmara Municipal, incluindo e-mail oficiais, armazenamento em nuvem, ferramentas de edição de documentos on-line e videoconferência para as reuniões dos vereadores e servidores. 

Aumento da Produtividade: O Google Workspace oferece ferramentas intuitivas e colaborativas que permitem a criação, edição e compartilhamento de documentos, planilhas e apresentações em tempo real. Isso resultará em maior agilidade na troca de informações e na elaboração de projetos, auxiliando tanto os vereadores quanto os servidores no desempenho de suas funções.

Comunicação Eficiente: A manutenção das licenças do Google Workspace permitirá a adoção de e-mails corporativos com o domínio @camaraitapoa.sc.gov.br, contribuindo para uma comunicação mais segura e profissional com a população, órgãos governamentais e demais entidades.

Facilitação de Reuniões e Videoconferências: A disponibilidade de serviços como o Google Meet facilitará a realização de reuniões virtuais, tanto internamente quanto com outros órgãos e entidades. As licenças do Google Workspace Business Standard oferecem reuniões com maior capacidade de participantes e recursos adicionais, como gravação das reuniões, o que é especialmente relevante para debates legislativos e sessões públicas.

Armazenamento e Gerenciamento de Documentos: As opções de armazenamento em nuvem fornecidas pelas licenças são fundamentais para o armazenamento e gerenciamento seguro de documentos e arquivos importantes. Com a versão Google Workspace Business Starter, cada usuário possui 30 GB, e na versão Google Workspace Business Standard as 04 contas do arquivo, protocolo, assinatura e tecnologia passam a dispor de 2TB, sendo espaço suficiente para manter todos os arquivos eletrônicos na nuvem e seguros. Isso reduzirá a dependência de soluções locais e permitirá o acesso aos dados de maneira conveniente e segura, mesmo fora das dependências físicas da Câmara.

A decisão de optar por um período contratual de até 36 meses, ao invés de 12 meses, para os serviços de licenças do Google Workspace é respaldada por uma série de fatores estratégicos e operacionais que visam garantir a estabilidade, a continuidade e a maximização dos benefícios decorrentes dessa contratação. Abaixo, apresentam-se as principais razões para essa escolha:

Economia de Recursos Financeiros: Contratar os serviços por um período mais longo proporciona a oportunidade de negociar condições contratuais mais vantajosas em termos de preços e taxas, uma vez que os fornecedores geralmente oferecem descontos ou condições especiais para contratos de longo prazo. Isso resultará em economia de recursos financeiros para a Câmara Municipal de Itapoá ao longo do período contratual.

Estabilidade de Custos: A escolha de um contrato de 36 meses traz consigo a vantagem de manter os custos fixos durante um período considerável. Com os preços definidos no início do contrato, a Câmara poderá evitar possíveis reajustes de preço que poderiam ocorrer caso fosse firmado um contrato anual. Essa estabilidade orçamentária é fundamental para o planejamento financeiro a médio prazo.

Garantia de Continuidade e Consistência: Optar por um contrato de 36 meses assegura a continuidade dos serviços sem interrupções ao longo do período contratual. Isso é particularmente importante para garantir a produtividade dos vereadores e servidores, evitando possíveis descontinuidades na prestação dos serviços por conta de processos de renovação frequentes.

Redução de Processos Licitatórios: Ao escolher um contrato de 36 meses, reduz-se a necessidade de conduzir novos processos de compras em curtos intervalos. Isso otimiza o tempo e os recursos envolvidos na realização desses processos, permitindo que a equipe administrativa se concentre em outras atividades estratégicas.

Oportuno frisar que a Casa utiliza intensamente as soluções do Google em seus processos administrativos e legislativos digitais, e a continuidade dos serviços é importante para garantir a eficiência e eficácia administrativa.

Inclusive, pode-se verificar a possibilidade de aplicação ao artigo 106 da Lei 14.133/21 (Nova Lei de Licitações), para permitir que a Administração celebre contrato com prazo de até 5 (cinco) anos nas hipóteses de serviços e fornecimentos contínuos, inclusive para utilização de programa de informática, observadas as seguintes diretrizes:

I - a autoridade competente do órgão ou entidade contratante deverá atestar a maior vantagem econômica vislumbrada em razão da contratação plurianual;

II - a Administração deverá atestar, no início da contratação e de cada exercício, a existência de créditos orçamentários vinculados à contratação e a vantagem em sua manutenção;

III - a Administração terá a opção de extinguir o contrato, sem ônus, quando não dispuser de créditos orçamentários para sua continuidade ou quando entender que o contrato não mais lhe oferece vantagem.

Diante dessas considerações, a decisão de contratar os serviços de licenças do Google Workspace por um período de até 36 meses é justificada pela busca de eficiência financeira, estabilidade operacional, continuidade dos serviços e otimização do uso dessas ferramentas. Isso demonstra um comprometimento com a gestão responsável dos recursos públicos e o planejamento estratégico da Câmara Municipal de Itapoá, visando sempre a excelência na prestação de serviços.

Diante dessas considerações, a contratação das licenças do Google Workspace Business Starter e Business Standard é justificada como um investimento estratégico para a modernização, otimização e fortalecimento das atividades da Câmara Municipal de Itapoá.

3) MANIFESTAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO NA BUSCA EM OBTER PROPOSTAS ADICIONAIS DE EVENTUAIS INTERESSADOS:

Conforme o parágrafo 3º do artigo 75 da Lei 14.133/21 (Nova Lei de Licitações), a Casa poderá obter propostas adicionais de eventuais interessados, inclusive das empresas que já apresentaram orçamentos, com o objetivo de selecionar a proposta mais vantajosa para a Câmara Municipal de Itapoá.

Os Setores de Compras e de Informática da Casa já obtiveram os orçamentos de empresas requeridas para obtenção de propostas para a contratação, conforme especificação do objeto acima relacionado, em que segue:  

4) PARTICIPAÇÃO DAS EMPRESAS E SELEÇÃO DE PROPOSTA MAIS VANTAJOSA:

Novas propostas comerciais podem ser apresentadas até as 09h00min00s do dia 18/08/2023. Após esse prazo, o processo estará encerrado para o recebimento de novos orçamentos, de maneira que a Casa garanta o andamento do processo de contratação.

Para os empresários participarem, deve-se realizar o preenchimento de formulário eletrônico, conforme link abaixo:

https://forms.gle/gRrBDiEF9T1LLiHF7

As ofertas serão disponibilizadas em tempo real, e os interessados podem acompanhar os lances através do link abaixo:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X00kPZ-sPc76AmPhmZfVOhrCP7hAhp_VJ8vukA8t1zQ

Ressalte-se que a dispensa de licitação, agora prevista no art. 75 da Lei n. 14.133/2021, notadamente quanto à hipótese do inciso II (valor reduzido) visa, em síntese, atender aos princípios da economicidade e da eficiência administrativa, evitando que os custos econômicos do processo de licitação ultrapassem os benefícios que serão alcançados com a futura contratação, e que o presente processo de contratação segue as disposições do parágrafo 3º do artigo 75 da Lei 14.133/2021 e conforme a Portaria nº 268/2021.

A iniciativa é mais uma conquista da Câmara Municipal de Itapoá alinhada com a missão institucional da Casa, na busca em aumentar, cada vez mais, a transparência ativa das informações da Câmara e melhorar a eficiência operacional, o que vai ao encontro dos objetivos da atual gestão e que respeita os princípios da administração pública.

Participe e ajude a divulgar os processos de contratação! Compartilhe essa página com os empresários e eventuais interessados na contratação dos serviços e/ou bens acima relacionados.

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Última atualização: 09/10/2023

Empresa vencedora do processo: SANTODIGITAL DISTRIBUIÇÃO E CONSULTORIA EM INFORMÁTICA LTDA.

Valor final do total anual do contrato para 50 contas: R$ 21.000,00.

Link do Contrato Administrativo: Clique aqui.